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Dicas e Orientações/área Contábil – Fiscal – Pessoal/RH

A seguir, você que é nosso cliente parceiro tem a oportunidade de acompanhar e analisar o que precisa saber sobre prazos e quais documentos deve enviar para a Contabilidade, facilitando seu dia a dia e evitando perda de prazos e ou prejuízos fiscais para sua empresa.

Elaboramos um pequeno Manual e Roteiro Orientador, que irá lhe auxiliar muito na organização de toda a documentação que transita nos departamentos de sua empresa.

Leia com atenção, e certamente tirarás bons proveitos, evitando pequenos desacertos do dia-a-dia:

» PRAZOS PARA ENTREGA DE DOCUMENTOS À CONTABILIDADE
» COMUNICADO INTERNO EXCLUSIVO AOS CLIENTES DA ACTOS

Empresas Clientes e Colaboradores

A ACTOS – Assessoria Empresarial & Contabilidade Tributária, para melhor desempenho e assessoramento às empresas clientes e colaboradores, e para poder CUMPRIR com os PRAZOS legais na elaboração do processamento, cálculos e escrituração dos documentos, com a conseqüente ENTREGA ANTECIPADA, ou seja, antes dos respectivos vencimentos dos tributos e obrigações acessórias, comunica que os PRAZOS a seguir, deverão ser cumpridos por todos e em boa ordem.

PRAZO PARA ENVIO E ENTREGA AO ESCRITÓRIO CENTRAL DA ACTOS

PROCEDIMENTOS PARA O DEPARTAMENTO DE PESSOAL E RH

1. 1. ADMISSÕES DE EMPREGADOS:

- O prazo máximo para admitir novos empregados será sempre até o dia 10 de cada mês. Procure admitir empregados experientes e que já tenham trabalhado no ramo de atividades que a empresa atua, pois isso dará maior produtividade e segurança, evitando desperdício de tempo em ensinar todo o serviço e ainda, “quem conhece bem o produto que vende, certamente venderá melhor”.

- Os documentos de admissão deverão ser enviados DIRETAMENTE no endereço do Escritório da ACTOS – Assessoria Empresarial, e estes deverão estar lá até no máximo dia 15 de cada mês e, portanto, se admissão é até o dia 10 de cada mês, então, no mesmo dia ou dia seguinte ao de admissão, estes documentos deverão ser entregues no Escritório ou enviados, para que até o dia 15 de cada mês estejam no referido endereço.

- Procure enviar todos os documentos de admissão em um único envelope e separados por Empregado, evitando misturar os documentos de um empregado com o de outros. Organize cada admissão com sua respectiva documentação ( Carteira de Trabalho, na original, exame médico admissional, no original, FCI: Ficha Cadastral Interna na original, Xerox de todos os demais documentos pessoais (rg, cpf, título eleitoral, Certificado de Serviço ou dispensa do exército, certidão de nascimento pessoal, certidão de nascimento dos filhos, certidão de casamento ou de separação, carteirinha de vacinação dos filhos menores de 14 anos, comprovante de freqüência escolar dos filhos até 14 anos, 01 foto ¾ na original e atual, comprovante de residência no nome do empregado, comprovante de conta bancária ativa (caso não tenha conta bancária, favor exigir a abertura), cópia do cartão do Pis, declaração de referência dos últimos 03 empregos, e outros documentos necessários à admissão).

- Enfim, não deixe acumular documentos ADMISSIONAIS dos novos empregados. Ao admitir novo empregado na empresa, junte toda a documentação deste empregado, confira cautelosamente, solicite o preenchimento correto da FCI (ficha cadastral interna), solicite ao empregado que assine e em seguida, o gerente ou responsável pela admissão, também deverá assinar e ENVIAR IMEDIATAMENTE ao Departamento de Pessoal, assim, não causará atrasos no REGISTRO do novo empregado, evitando-se problemas, em caso de fiscalização trabalhista.

1. 2. FOLHA DE PONTO DOS EMPREGADOS

- As folhas individuais de ponto dos empregados deverão ser enviadas diretamente ao Escritório da ACTOS, e deverão estar lá até o dia 1º (primeiro) do mês subsequente ao de fechamento, para as empresas que fecham a folha de ponto no dia 31 do mês.

- Para as empresas que fecham as folhas de ponto de 15 em 15 dias, a 1ª quinzena deverá ser enviada no dia 16 de cada mês corrente e a 2ª quinzena, ou seja, de 16 à 31 do mês corrente, deverá ser enviada no dia 1º(primeiro) do mês subseqüente ao fechamento.

1. 3. AFASTAMENTO DE EMPREGADOS

- Caso haja afastamento de algum funcionário com ATESTADO MÉDICO ou outro documento legal, e que este funcionário tenha que ficar afastado do trabalho por período superior a 15 dias, a empresa deverá enviar um fax ou comunicar imediatamente o DEPARTAMENTO DE PESSOAL da ACTOS para que este possa informar o afastamento do mesmo no sistema de cadastro de empregados, evitando pagamento errado.

- Para afastamentos inferiores a 15 dias, favor consultar o DEP. DE PESSOAL. Em caso de afastamento de auxilio Maternidade, comunicar e enviar um fax ao DEP. DE PESSOAL imediatamente ao recebimento do Atestado médico...

2. DEMISSÃO DE EMPREGADOS – RESCISÕES – QUITAÇÕES

Em caso de demissão de empregado por parte da empresa, esta deverá comunicar imediatamente o Dep. De Pessoal para que este possa proceder os cálculos e demais procedimentos legais. A Empresa que efetuou a demissão do empregado deverá observar os seguintes prazos para pagar os direitos do empregado demitido, assim:

Se a demissão foi:

- Com Aviso Prévio Cumprido, o prazo para pagamento dos direitos será até o 1º dia após o fim do aviso prévio;

- Com AVISO INDENIZADO, o prazo para pagamento dos direitos do demitido será até o 10º dia contado a partir do dia da dispensa;

- Com DISPENSA, AINDA NO CURSO DA EXPERIÊNCIA e antes de vencer o período de experiência, o prazo para pagamento é até o máximo no 10º dia contados da demissão, desde que os 10 dias não ultrapassem o prazo final da experiência + 1 dia. Neste caso, além de pagar os dias trabalhados, a empresa terá que indenizar em 50%, ou seja, metade, do prazo faltante para o término da experiência.

- Com DISPENSA NO FINAL DA EXPERIÊNCIA, o prazo para pagamento dos direitos rescisórios é até o 1º dia útil após o final da experiência.

- Por PEDIDO DE DEMISSÃO espontânea do empregado, sem cumprimento de aviso, o prazo para pagamento é até o 10º dia contado do pedido de demissão.

- Por PEDIDO DE DEMISSÃO espontânea do empregado, com AVISO PREVIO CUMPRIDO, o prazo para pagamento das verbas rescisórias é até o 1º dia útil após o cumprimento do aviso prévio.

- Por PEDIDO DE DEMISSÃO espontânea do empregado, no curso da Experiência, segue-se os mesmos prazos da demissão do empregado pelo empregador acima citado.

- Portanto, no ato da DEMISSÃO do empregado, seja por PEDIDO ou por DISPENSA, o departamento de Pessoal, deverá ser comunicado IMEDIATAMENTE, para evitar perda de prazo, pois a perda dos prazos acima descritos, acarretará MULTA para a empresa, que será 1 salário do empregado, além das penalidades previstas em lei trabalhistas em caso de fiscalização.

3. FÉRIAS – PRAZOS

As férias, quando concedidas ao empregado, deverá ser comunicada ao mesmo com antecedência de no mínimo 30 dias antes dele sair de férias. O pagamento destas férias deverá ser feito no máximo até 2 dias antes dele sair de férias. Portanto, a empresa deverá comunicar o Dep. De Pessoal da ACTOS com mais de 30 dias de antecedência, o suficiente para que dê tempo de enviar o aviso de férias antes de 30 dias da saída do empregado para gozo de férias.

4. ADVERTÊNCIA E SUSPENSÕES DE EMPREGADOS

Caso seja necessário aplicar algum tipo de punição ao empregado por algum motivo legal, solicita-se comunicar o Departamento de Pessoal e Jurídico da ACTOS para que este oriente o melhor procedimento a ser adotado, evitando dores de cabeça futura ou procedimentos errados.

5. EXAME MÉDICO ADMISSIONAL, PERIÓDICO, DEMISSIONAIS E DE RETORNO AO TRABALHO OU DE MUDANÇA DE FUNÇÃO.

O exame médico Admissional deverá ser feito antes de se admitir o empregado, ou seja, antes mesmo que ele dê início às atividades. Nunca depois.

O exame Periódico deverá ser feito periodicamente, sendo que para a maioria das atividades empresariais, é renovado a cada 12 meses, ou seja, anualmente. Algumas atividades, dependendo do grau de risco em que os empregados são submetidos, a periodicidade é menor. Na dúvida consulte o Departamento de Pessoal e Jurídico da ACTOS.

O exame Demissional deverá ser feito e exigido do empregado pelo ato da demissão da empresa, e esse exame tem como objetivo diagnosticar se o empregado está ou não apto para ser dispensado. Exija o exame demissional do empregado, que deverá ser custeado pela empresa, no caso de aviso cumprido, antes do término do aviso, e em caso de aviso indenizado, no ato da demissão ou até mesmo antes de conceder o aviso.

A não observância destes prazos poderá acarretar graves prejuízos para a empresa por descumprimento da legislação trabalhista e as normas de segurança e medicina do trabalho.

O exame médico para os casos de mudança de função, terão como objetivo avaliar e diagnosticar se o empregado que está tendo alteração na sua função, tem ou não condições para exercer a nova função.

É preciso esclarecer que não é toda nova função que precise de fazer o exame medico por mudança de função. Só caberá em caso de grande e expressiva alteração funcional, totalmente diferente da anterior e que esta nova função submeta o empregado a risco de saúde maior que a função anterior.

O exame médico de Retorno ao trabalho só é exigido em casos de afastamentos por período superior a 30 dias, e excepcionalmente outros períodos....(ver legislação). Na dúvida consulte o Departamento de Pessoa e Jurídico da ACTOS.

Para melhor controle, comunique o Departamento de Pessoal, informando toda e qualquer alteração quanto ao exame médico do funcionário, para que este departamento atualize e alimente o sistema da Folha de Pagamento com os novos dados e prazos, a fim de auxiliar no controle dos próximo vencimentos.

6. VALE TRANSPORTE

Informe o Departamento de Pessoal toda vez que houver alteração na quantidade ou valor relativo ao TRANSPORTE utilizado pelo empregado nas idas e vindas ao serviço, evitando-se, assim, o pagamento a maior, menor ou indevidamente.

É preciso observar que o termo de opção de Vale transporte dos empregados, deverá ser ATUALIZADO ANUALMENTE ou antes, caso haja alteração de endereço do empregado, desde que devidamente comprovado através de comprovante de novo endereço.

7 -PRAZOS PARA ENTREGA E ENVIO DE DOCUMENTOS RELATIVOS A MOVIMENTAÇÃO DAS COMPRAS E VENDAS (documentação da área da Escrituração Fiscal):

ESCRITURAÇÃO FISCAL - PRAZOS

Notas Fiscais de compra (entradas) e de venda (saídas), Mod. 1, D1, ECFs, Notas fiscais de Transferências, bem como comunicação de eventual cancelamento das mesmas, deverão ser enviadas DIRETAMENTE ao Escritório de CONTABILIDADE ACTOS.

A escrituração fiscal precisará, sempre, das vias originais, pois a legislação, assim, exige.

Estes documentos DEVERÃO ser ENVIADOS semanalmente. Porém os documentos aqui mencionados, relativos a última semana do mês, assim como o RESUMO( MAPA FISCAL), Arquivos Digitais ECFs, deverão ser enviados no 1º (primeiro) dia útil do mês subsequente ao de competência. (ex.: vendas e compras do mês 11(novembro) deverão ser enviados no dia 1º(primeiro) de 12 (dezembro), e assim, consecutivamente.

Não deixe de informar toda a documentação completa relativa a este item, inclusive os cancelamentos, pois, só assim, poderá ser feito com segurança e em tempo, evitando ERROS no cálculos do TRIBUTOS ou até mesmo a perda de prazo para o envio dos documentos calculados para pagamento.

Essa documentação é que vai dizer o quanto de tributos a empresa tem que pagar referente ao faturamento. Evite erros, pois isso pode causar graves prejuízos para a empresa.

Obs.: Diariamente, no ato do fechamento do caixa, ou todos os caixas, procure fazer o melhor e com TOTAL ATENÇÃO, evitando que haja distorções em alguns registros que por ventura foram feitos errados, para que, assim, possam ser corrigidos de acordo com a legislação. Exija dos operadores dos caixas especial atenção ao efetuar o registro das mercadorias no ato da venda. Erros podem acontecer, mas se comunicados imediatamente ao gerente ou diretor responsável, esse erro poderá ser sanado em tempo e dentro dos dispositivos legais.

PRAZOS PARA ENTREGA E ENVIO DE DOCUMENTOS RELATIVOS AS DESPESAS E COMPROVANTES DE PAGAMENTOS DIVERSOS.

8. CONTABILIDADE – DESPESAS E COMPROVANTES PAGOS.

ATÉ O DIA 05 DE CADA MÊS.

Todos os documentos, tais como recibos pagos, DARFs pagos, DAS pagos, GPS (INSS) pagos, guia do FGTS pago, GRRF pago, Holleriths de salários, férias e rescisões pagos e assinados pelo empregado, Contas de luz, água, telefone, internet, recibos de aluguéis, Iptu, condomínio, seguros da empresa, despesas de fotocópias, correios, duplicatas de fornecedores quitadas, cópias de cheques, e todos os demais títulos e comprovantes pagos pelo financeiro da empresa, assim como os EXTRATOS das contas correntes bancárias da empresa, comprovantes de aplicações financeiras, comprovantes de depósitos e transferências bancárias, pagamentos ou transferências à sócios, borderôs de cobrança, comprovantes de descontos, contratos de créditos, avisos de débitos, EXTRATOS de CARTÕES DE CRÉDITOS e ou de DÉBITOS, etc, deverão ser entregues ao Escritório da ACTOS, no máximo até o dia 05 do mês subseqüente ao de fechamento, isso tudo, após devidamente conferidos pelo departamento financeiro ou tesouraria da empresa.

Esses documentos deverão ser enviados à CONTABILIDADE de forma organizada e separados em ordem de data, preferencialmente ou por tipo de documento, pois serão CONTABILIZADOS diariamente, de acordo com a legislação.

Em havendo pagamento por meio de cheque da empresa, é importante que a empresa ADOTE o sistema de CÓPIA de CHEQUE, a qual trará os dados do cheque utilizado para referido pagamento e as despesas ou documentos que serviram para o pagamento através deste cheque, deverão ser ANEXADOS no verso desta CÓPIA DO CHEQUE, pois assim facilitará na CONTABILIZAÇÃO dos tais documentos, evitando-se lançamentos duvidosos e ou errôneos. Inclusive, isso poderá ser de grande valia para a empresa, pois auxiliará na SEGURANÇA e CONCILIAÇÃO do uso e destino do DINHEIRO da empresa, e até mesmo, eventuais desvios nos pagamentos, propositais ou involuntários.

Essa documentação é de suma importância, pois é por ela que a empresa terá uma boa contabilidade e conseqüentemente um correto BALANÇO mensal ou anual, como também, para a preparação da DECLARAÇÃO do IMPOSTO de RENDA da empresa.

O não cumprimento deste prazo, poderá acarretar sérios prejuízos para a empresa.

Evite enviar tudo de uma vez. Procure encaminhar esta documentação SEMANALMENTE, e a remessa dos documentos da última semana do mês, não poderá ultrapassar o dia 5 de cada mês subseqüente.

Contando com a COLABORAÇÃO desta empresa, desde já somos muito gratos e caso haja algum fato impeditivo do cumprimento destes prazos, pede-se que COMUNIQUE IMEDIATAMENTE o Escritório da ACTOS para a tomada de providências devidas, evitando-se maiores aborrecimentos e ou prejuízos por eventuais atrasos.

Com isso, almejamos poder CUMPRIR nossa obrigação de PRESTAR o melhor SERVIÇO e podermos fazer retornar a documentação devidamente contabilizada e CALCULADA, no que for necessária, com bom espaço de TEMPO antes dos Vencimentos, pois o FINANCEIRO de cada empresa depende, antecipadamente, quanto reforço ou reserva financeira precisará levantar para PAGAMENTO dos TRIBUTOS e demais Obrigações a cumprir.

Este comunicado é parte de um MANUAL PRÁTICO da ACTOS que será levado à todos os clientes, tão logo for sanada as correções e inseridas outras diversas orientações. Neste MANUAL PRÁTICO serão tratadas outras informações importantes, como também, diversos procedimentos legais e práticas diversas, do dia-a-dia das empresas.

Caso tenha alguma outra sugestão para ser adicionada nesta MANUAL PRÁTICO, favor nos enviar e teremos o maior prazer de aceitar.

CALENDÁRIO DAS OBRIGAÇÕES MENSAIS

A seguir, destacamos os vencimentos das principais obrigações tributárias e trabalhistas, podendo a cada mês variar, dependendo de ser ou não dia útil.
OBS.: Favor conferir CALENDÁRIO mais completo e detalhado na seção "CALENDÁRIO VENCTO", no menu ao lado esquerdo deste site web.

DIA VENCIMENTO TIPO DE OBRIGAÇÃO OBSERVAÇÕES

02 GPS-INSS - Ação trabalhista Código 2909 (conferir diversos códigos)
05 ICMS -Pagamento Ver tabela CNAE e CPR
5º DIA ÚTIL DCTF -Entrega na RFB Optante entrega mensal
5º DIA ÚTIL DACON-Entrega na RFB Optante entrega mensal
5º DIA ÚTIL Pagamento dos Salários Sábados conta dia útil
07 FGTS – Recolhimento Antec. se não for dia útil
07 Entrega CAGED Comunic.Mtb.Adm e Dem.
09 ICMS – Minas Gerais Ver calendário todo mês
10 ICMS- Pagamento Ver tabela CNAE e CPR
10 ISS – Pagamento Só p/Prestad.serviços SP
10 Arquivo Magnético ao PF Ver Estados (UF) obrigados
14 ICMS – Diferencial Alíq. SIMPLES art.115RICMS-SP
15 Arquivo Magnético ao PF Port.CAT 32/96-art. 10


DIA VENCIMENTO TIPO DE OBRIGAÇÃO OBSERVAÇÕES

20 DAS – Simples (pagto.) OPTANTS DO SIMPLES( a partir de 03/2009)
16 GIA-ICMS (entrega ao PF) Finais 0 e 1 da IE-SP
17 GIA-ICMS (entrega ao PF) Finais 2, 3 e 4 da IE-SP
18 GIA-ICMS (entrega ao PF) Finais 5, 6 e 7 da IE-SP
19 GIA-ICMS (entrega ao PF) Finais 8 e 9 da IE-SP
20 ICMS - Pagamento Ver tabela CNAE e CPR
20 IRRF-(Pagamento Ant.se naõ dia útil)(ver PA)
20 INSS(GPS) sobre salários(antecipar se não for dia útil)
25 PIS e COFINS Empresas não do SIMPLES
25 ICMS - Pagamento Ver tabela CNAE e CPR
30-31 DES –Entrega ref. ISS Só p/Prest.serviços SP


Obs.: Este calendário está com os dias principais, mas varia mês a mês. Datas variáveis. Outros dias dependem apurações.

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01

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Contratos, Declarações, Editais, Procurações, Recibos também de Imóveis e Condomínios.

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Emissão de

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03

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